Inventur: Tipps & Tricks zur Vorbereitung und Durchführung

Jeder Betrieb, der zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss einmal im Jahr eine Inventur durchführen. Die Inventur beschränkt sich nicht nur auf das Lager, sondern es werden alle Gegenstände gezählt, die dem Unternehmen gehören. In diesem Beitrag verraten wir, welche Arten von Inventur es gibt, wie eine Inventur vorbereitet und durchgeführt wird und geben Tipps, wie Sie Fehler vermeiden.

• Was ist eine Inventur?
• Gesetzliche Vorschriften zur Inventur
  • Wer muss eine Inventur durchführen?
  • Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?
  • Wie muss eine Inventur durchgeführt werden?
  • Warum muss eine Inventur durchgeführt werden?
  • Was passiert mit den Ergebnissen einer Inventur?
• Welche Arten der Inventur gibt es?
• Zusammenspiel von Inventur, Inventar, Bilanz & Buchführung
• Wichtige Tipps für Ihre Inventur
  • Eine Inventur vorbereiten: 9 Tipps
  • Eine Inventur durchführen: 5 Tipps
  • Wie müssen Inventurlisten ausgefüllt werden?
• Typische Fehler bei der Inventur

Was ist eine Inventur?

Bei einer Inventur werden alle Bestände in einem Unternehmen erfasst. Zu einem Stichtag werden alle Gegenstände, die dem Unternehmen gehören, sowie die Schulden dokumentiert. Die Gegenstände gelten als Vermögenswerte und werden nach Art und Menge erfasst. Das heißt, sie werden gezählt, gemessen oder gewogen. Inventuren werden zum Ende jedes Geschäftsjahres sowie bei Gründungen, Firmenübernahmen und Geschäftsaufgaben durchgeführt.

Gesetzliche Vorschriften zur Inventur

Gesetzliche Grundlage für die Inventur sind der §240 im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO) mit §140 und §141 Abgabenordnung.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Kaufleute und Unternehmen müssen eine jährliche Inventur durchführen. Wer per gewählter Rechtsform zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss eine Bilanz abgeben und deswegen Inventur machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Betrieb im Einzelhandel, in der Gastronomie, im Handwerk oder zum Beispiel um ein Logistik-Unternehmen handelt. Sie alle müssen eine Inventur pro Jahr durchführen und unterliegen dabei den gleichen Regeln.

Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?

Eine Inventur muss einmal pro Jahr zum Abschluss des Geschäftsjahres durchgeführt werden. Je nach Art der Inventur darf der Zeitpunkt der Durchführung weiter vom Stichtag entfernt liegen. Der Stichtag ist in der Regel der Bilanzstichtag. Dieser markiert den Abschluss des Geschäftsjahres.

Außerdem wird eine Inventur bei Gründungen, Übernahmen und Geschäftsaufgaben fällig. Dies gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine Gewerbetreibende.

Wie muss eine Inventur durchgeführt werden?

Die jährlich anstehende Inventur muss körperlich durchgeführt werden. Es genügt also nicht, akribisch Listen oder Lagerkarteikarten für alle Waren zu führen. Bei der körperlichen Inventur erfassen der Kaufmann und seine Mitarbeiter alle Gegenstände des Unternehmens, auch wertlose, per Hand. Dafür stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung:

• Messen: Ihre Ware wird in Meterware verkauft? Dann müssen Sie sie abmessen.

• Wiegen: Gegenstände, die Sie nach Gewicht kaufen oder verkaufen, werden gewogen.

• Zählen: Gegenstände, die Sie pro Stück kaufen oder verkaufen, werden einzeln gezählt.

• Schätzen: Ist bei manchen Gegenständen messen, wiegen und zählen nicht möglich, genügt eine fundierte Schätzung.

Die Inventur soll räumlich getrennt durchgeführt werden. Dafür sollten Sie die Inventurliste nach Räumen gliedern, also beispielsweise in Lager, Büro und Laden.

Ausgewählte Mitarbeiter oder sogar die ganze Belegschaft, vielleicht durch externe Aushilfen ergänzt, schwirren mit Stift und Inventurlisten in Teams durch die Gänge. Die Teams zählen die Waren und sonstige Gegenstände in ihrem Bereich und halten diese auf den Inventurlisten fest. Handscanner (MDE-Geräte) sorgen für eine präzisere Zählung von etikettierten Waren.

Eine Inventur sollte akribisch vorbereitet und ohne Missverständnisse kommuniziert werden, damit sie saubere Ergebnisse liefert.

Wichtig: Der Verantwortliche für die Inventur muss klare Anweisungen geben. Beispiel: Werden bestimmte Waren einzeln oder kistenweise gezählt?

Inventur in einem Lager: Hier wird jeder Karton gezählt.

Warum muss eine Inventur durchgeführt werden?

Eine Inventur dient der Korrektur von Soll- und Ist-Bestand. Wie viele Waren wurden bereits verkauft? Wie viele Waren sind noch vorrätig? Stimmen diese Zahlen mit dem Wareneinkauf überein oder klafft eine Lücke zwischen dem Soll und dem Ist?

Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand muss erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden. Für die Bilanz ist nämlich der Ist-Bestand entscheidend.

Neben der handelsrechtlichen Verpflichtung zur Inventur, gibt es weitere Argumente dafür, regelmäßig Inventuren durchzuführen:

• Diebstahl aufdecken: Wie viel wurde geklaut? Welche Artikel werden bevorzugt gestohlen? Welcher finanzielle Schaden ist dabei entstanden?
• Geschäftsziel erreichen: Wenn Anomalien im Bestand frühzeitig erkannt werden, kann die Geschäftsleitung rechtzeitig gegensteuern, um dennoch die Ziele zu erreichen.
• Warenbestellung optimieren: Dank fortlaufender Inventuren kann zum Beispiel eine Produktknappheit frühzeitig erkannt und beim nächsten Mal in größeren Mengen bestellt werden.
• Preispolitik anpassen: Die Inventur liefert einen Überblick über Verkaufsschlager und Ladenhüter. Dementsprechend lässt sich der Verkaufspreis anpassen, indem beispielsweise Artikel mit geringer Nachfrage im Preis gesenkt werden.

Was passiert mit den Ergebnissen einer Inventur?

Das Ergebnis einer Inventur muss mithilfe der Inventurliste schriftlich festgehalten werden. Die Inventur-Teams geben ihre vollständig ausgefüllten Listen beim Verantwortlichen ab. Anschließend werden die Ergebnisse am Computer eingegeben. Größere Betriebe haben hierfür ein Warenwirtschaftssystem.

Nun arbeiten Buchhalter und eventuell Geschäftsführer mit den Ergebnissen. Das Resultat der Inventur fließt nämlich unter dem Posten Sachvermögen in die Schlussbilanz ein. Sie können die  Ergebnisse darüber hinaus auch zur Prozessoptimierung (zum Beispiel für die Warenannahme oder den Bestellprozess) und zur strategischen Anpassung der Preis- und Produktpolitik nutzen.

Welche Arten der Inventur gibt es?

Vier verschiedene Arten von Bestandsaufnahmen sind gemäß §241 HGB zulässig:

1. Stichtagsinventur
2. Stichprobeninventur
3. permanente Inventur
4. (verlegte bzw.) zeitverschobene Inventur

Für welche Variante Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen in der Regel selbst überlassen.

Ausnahme: Wenn leicht verderbliche oder sehr wertvolle Waren im Spiel sind, verlangt der Gesetzgeber eine zeitnahe Aufnahme der Waren. Mit anderen Worten: Die zeitverschobene Inventur erfordert eine Genehmigung des zuständigen Finanzamts.

Stichtagsinventur: Erklärung & Vorteile

Bei einer Stichtagsinventur wird der Bestand an einem festgelegten Stichtag – in der Regel der Bilanzstichtag – mengenmäßig erfasst. Meist steht der Betrieb still, wenn eine Stichtagsinventur von der Belegschaft durchgeführt wird.

Vorteil: exakter Abschluss. Da die Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag durchführt wird, gibt es keine Diskrepanzen und Rechnereien. Sämtliche Aufträge sind zum Stichtag abgearbeitet, sämtliche Warenlisten auf dem finalen Stand, sämtliche Rechnungen erledigt. Der tatsächliche und der buchhalterische Bestand sollten im besten Fall exakt übereinstimmen.

Die Stichtagsinventur darf bis zu zehn Tage vor oder nach dem Stichtag durchgeführt werden. In diesem Fall handelt es sich um eine zeitnahe Stichtagsinventur. Nachteil: Für Veränderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem Tag der tatsächlichen Bestandserfassung ist ein eindeutiger Beleg und Nachweis im Lagerbuch erforderlich.

Bei der Stichtagsinventur ist die Wahl des Datums stark eingegrenzt. ©shulz/Getty

Stichprobeninventur: Erklärung & Vorteile

Bei der Stichprobeninventur werden lediglich ausgewählte und repräsentative Stichproben im Einklang mit der statistischen Methodenlehre gemacht. Anschließend wird der Gesamtbestand hochgerechnet.

Vorteil: enorme Zeitersparnis.

Allerdings sind mathematische Kenntnisse nötig, um die Stichproben festzulegen. Ein Manko ist die fehlende Genauigkeit der Ergebnisse. Einen exakten Überblick über den tatsächlichen Bestand erhält auf Basis von Stichproben niemand.

Permanente Inventur: Erklärung & Vorteile

Bei der permanenten Inventur wird der Bestand komplett und laufend erfasst. Voraussetzung für eine permanente Inventur sind ein ordentlich geführtes Lagerbuch und nachprüfbare Unterlagen zu Ab- und Zugängen.

Die Lagerbestände aller einzelnen Waren werden anhand einer Lagerkartei permanent ermittelt. Sie haben dadurch jederzeit einen genauen Überblick über Ihren Bestand. Die Lagerkartei wird am Anfang der permanenten Inventur für jeden Artikel angelegt. Notiert werden dabei Art, Menge und Wert der einzelnen Artikel. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Ab- und Zugänge im Lagerbuch erfasst und in der Lagerkartei vermerkt.

Vorteil: Die Bestandserfassung kann über das Geschäftsjahr verteilt stattfinden. Zudem haben Sie jederzeit einen exakten Überblick über Ihre Bestände.

Zeitverschobene Inventur: Erklärung & Vorteile

Eine zeitverschobene Inventur wird auch zeitversetzte oder verlegte Inventur genannt. Sie wird durchgeführt, wenn die Voraussetzungen für eine permanente Inventur fehlen, die Bestandsaufnahme am Stichtag aber unmöglich ist.

Genehmigung erforderlich: Die zeitversetzte Inventur muss beim Finanzamt beantragt werden. In der Regel wird die verlegte Inventur genehmigt. Handelt es sich allerdings um sehr wertvolle oder leicht verderbliche Waren, kommt eine zeitverschobene Inventur nicht in Frage.

Erfolgt die körperliche Bestandserfassung an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag, wird sie vorverlegte Inventur genannt. Alternativ kann eine nachverlegte Inventur innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Der ermittelte Bestand am Aufnahmetag wird nur wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurück gerechnet – nicht hinsichtlich der Menge. Das Inventar wird auf den Termin der Inventur datiert.

Vorteil: höhere Flexibilität. Bei einem Zeitfenster von fünf Monaten finden Sie leichter einen geeigneten Tag, an dem Sie eine gründliche Inventur durchführen können.

Zusammenspiel von Inventur, Inventar, Bilanz & Buchführung

Welche Auswirkungen die aufwändig durchgeführte Inventur im Lager und den übrigen Räumlichkeiten des Betriebs hat lesen Sie im Folgenden.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Inventur und Inventar sind eng miteinander verknüpft. Bei der Inventur werden die Bestände erfasst. Die Inventur ist also der Vorgang des Zählens, Messens oder Wiegens. Das Inventar ist das schriftliche Ergebnis der Inventur, also die Aufstellung aller Vermögenswerte einschließlich der Schulden.

Welche Rolle spielt die Inventur für Bilanz und Buchführung?

Die Inventur muss einmal jährlich zum Abschluss des Geschäftsjahres durchgeführt werden, um die Bestände (Vermögenswerte und Schulden) schriftlich festzuhalten. Das Ergebnis der Inventur wird unter dem Posten Sachvermögen in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Bilanz aufgeführt.

Inventurdifferenzen werden in der Buchhaltung korrigiert. Alle Kaufleute und Unternehmen, die per gewählter Rechtsform zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen für ihre Bilanz eine Inventur durchführen.

Das Ergebnis der Inventur landet in der Bilanz. ©Kirbyphoto/Getty

Was passiert, wenn keine Inventur durchgeführt wird?

• Wird keine Inventur durchgeführt, wird die Buchführung steuerlich verworfen und das Finanzamt schätzt den Gewinn. Natürlich wird das Finanzamt eine fehlende Inventur nicht mit einer konservativen Schätzung belohnen, sondern den vermuteten Gewinn recht großzügig zu Gunsten des Staates bemessen.

• droht das Risiko des Vorwurfs der Steuerhinterziehung.

• ist bei einer Insolvenz mit strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen.

• dann kann der Abschlussprüfer bei einer Unternehmensprüfung den Bestätigungsvermerk einschränken oder versagen.

Der Bestätigungsvermerk des Wirtschaftsprüfers stellt sicher, dass Jahresabschluss und Buchführung den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und der Lagebericht keine falschen Vorstellungen vom tatsächlichen Zustand der Unternehmung vermittelt. Der Bestätigungsvermerk muss in allen Veröffentlichungen des Jahresabschlusses in vollem Wortlaut auftauchen. Damit werden Arbeitnehmer, Aufsichtsrat, Gesellschafter, Gläubiger und die Öffentlichkeit über das Prüfungsergebnis informiert. Fehlt dieser Vermerk, ist das zwar kein unmittelbares Urteil, erweckt bei den Lesern des Jahresabschlusses aber keinen guten Eindruck.

Alle diese Konsequenzen drohen auch bei einer durchgeführten Inventur, die erhebliche Mängel aufweist. Dabei wird zwischen formellen und materiellen Mängeln unterschieden:

Materielle Mängel liegen vor, wenn Geschäftsvorgänge nicht, nicht vollständig oder verfälscht gebucht worden sein. Beispiele für materielle Mängel sind nicht erfasste Wareneingänge oder rechnerische Kassenfehlbeträge.

Formelle Mängel liegen vor, wenn die Anforderungen der Abgabenordnung oder andere Vorschriften bezüglich Buchführung oder Aufzeichnung nicht erfüllt werden. Die wesentlichen Eckpfeiler einer sauberen Buchführung sind nachvollziehbare, ordentliche, vollständige, richtige, zeitgerechte, unveränderliche Buchungen mit Historien-Nachweis. Zum Beispiel dürfen Stornos den ursprünglichen Eintrag nicht überschreiben, sondern müssen separat erfasst werden. Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsvorschriften. So müssen etwa Buchungsbelege für zehn Jahre archiviert werden.

Wichtige Tipps für Ihre Inventur

Ob Sie eine Inventur im Lager eines Logistik-Unternehmens durchführen oder die jährliche Inventur im Einzelhandel, im Handwerk oder in der Gastronomie ansteht, spielt keine Rolle. Die Abläufe von der Vorbereitung über die Durchführung der Inventur bis zur Verarbeitung der Inventurlisten sind im Wesentlichen identisch. Tipps und Tricks für eine gelungene Inventur und die häufigsten Fehler bei der Bestandserfassung erhalten Sie nachfolgend.

Eine Inventur vorbereiten: 9 Tipps

Mit diesen neun Tipps zur Inventurvorbereitung gelingt Ihnen eine reibungslose Bestandsaufnahme:

• Suchen Sie die Unterlagen zur Inventur des Vorjahres heraus. Diese können Ihnen helfen, die anstehende Inventur bestmöglich vorzubereiten.

• Erstellen Sie einen Inventurplan. Machen Sie Checklisten und stellen Sie einen Zeitplan sowohl für den Tag der Inventur als auch für die Vorbereitungen bis dahin auf. Kalkulieren Sie die Dauer der Inventur großzügig und stimmen Sie den Personalbedarf darauf ab. Sie sollten Überstunden nicht nur wegen der gesetzlichen Bestimmungen vermeiden, sondern auch im Sinne korrekter Ergebnisse. Denn je länger die Inventur dauert und je länger die Mitarbeiter eigentlich schon im Feierabend sind, desto stärker wird ihre Motivation und damit verbunden die Genauigkeit bei der Zählung sinken. Überlegen Sie im Vorfeld, wer verantwortlich für die Durchführung der Inventur sein soll.

• Sprechen Sie den Ablauf der Inventur mit Ihrem Team durch. Gibt es Fragen? Beantworten Sie diese möglichst klar, denn nur wenn Ihre Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen, dürfen Sie akkurate Ergebnisse erwarten.

• Drucken Sie Ihre Inventurlisten rechtzeitig aus. Es wäre sehr ärgerlich, wenn sich die Durchführung der Inventur verzögert und Ihre Mitarbeiter auf glühenden Kohlen sitzen, weil zu Beginn keine Inventurlisten zur Verfügung stehen oder der Drucker streikt. Gehen Sie nicht davon aus, einheitliche, ordentliche Inventurlisten zu erhalten, wenn die Struktur von den Mitarbeitern selbst per Hand aufs Blatt Papier übertragen werden muss. Bestenfalls stehen die Artikelbezeichnungen schon im Ausdruck, damit kein Produkt vergessen wird.

• Prüfen Sie Handscanner im Vorfeld. Sie setzen zur Zählung Lesegeräte zur mobilen Datenerfassung (MDE-Geräte) ein? Das erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern zwar viel Schreibarbeit, birgt aber bei mangelnder Vorbereitung Tücken. Sorgen Sie dafür, dass alle Handscanner funktionieren und überprüfen Sie den Ladestatus. Halten Sie Ersatzgeräte sowie ausreichend frische Akkus bereit. Auch wenn Bedienung der MDE-Geräte meist sehr einfach ist: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie die Handscanner funktionieren und worauf sie achten müssen.

• Bringen Sie Ihr Lager auf Vordermann. Skizzieren Sie vor der Inventur Ihr Lager und andere Räume: Wo befinden sich welche Waren? Halten und schaffen Sie Ordnung, damit zur Inventur alles an seinem regulären Platz ist. Etikettieren Sie Regale, Kartons und Waren korrekt, damit Ihre Zähler auch die richtige Menge der richtigen Artikel erfassen. Kennzeichnen Sie Waren eindeutig, damit es nicht zur Verwechslung mit ähnlichen Artikeln oder zu Doppelzählungen kommt.

• Wickeln Sie alle aktuellen Aufträge und Reklamationen ab.Machen Sie sich das Leben leichter und erhöhen Sie die Qualität der Ergebnisse Ihrer Inventur, indem Sie sämtliche Retouren, Bestellungen und beschädigte Warenlieferungen noch vor der Inventur abwickeln. Sollten am Tag der Inventur Waren angeliefert werden, trennen Sie diesen Prozess von der Inventur ab.

• Teilen Sie im Vorfeld Teams ein. Welches Team zählt welchen Bereich? Legen Sie die Raumaufteilung für die Inventur im Lager und anderen Arealen fest, bestimmen sie die Reihenfolge der Zählung und vor allem: Kommunizieren Sie das klar! Innerhalb der Teams sollten sich immer zwei Kollegen gemeinsam um eine Inventurliste kümmern: Einer zählt, der andere notiert. Nach einer ausgefüllten Liste tauschen Zähler und Schreiber ihre Rollen, damit die Gelenke entlastet werden und keine Monotonie aufkommt.

Laden Sie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ein. Ist der Wirtschaftsprüfer, der einen ordentlichen Jahresabschluss bestätigen soll, bei der Inventur vor Ort und quittiert seine Anwesenheit und die Richtigkeit der Zählung, hebt dies das Vertrauen des Finanzamts in Ihre Bilanz noch einmal an. Einen Vertrauensbonus seitens der Finanzbehörden gibt es auch, wenn Inventarlisten während der Inventurdurchführung vom Steuerberater geprüft und abgezeichnet wurden.

Inventur-Tipp: Mit einem Handscanner geht das Zählen schneller. ©simonkr/Getty

Eine Inventur durchführen: 5 Tipps

Eine gründliche Vorbereitung ist die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die praktische Durchführung der Inventur. Sinnvollerweise wird die Inventur durchgeführt, wenn die Auftragslage niedrig ist, kaum Kundenverkehr stattfindet oder das Lager nahezu leer ist. Besonders Schließtage oder Uhrzeiten nach Geschäftsschluss eignen sich dafür, sind allerdings arbeitsrechtlich knifflig.

Mit diesen fünf Inventur-Tipps sollte Ihnen die Bestandsaufnahme reibungslos gelingen:

• Richten Sie eine Zentrale ein. In der Kommandozentrale steht der Inventurverantwortliche für Fragen der Mitarbeiter bereit. Hier werden Inventurlisten abgegeben, hier hängt die Raumaufteilung an der Pinnwand, hier gibt es Material-Nachschub und Snacks.

• Stellen Sie Material zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter benötigen für die Inventur Stifte, Notizblöcke und Taschenrechner. Wer MDE-Geräte für Artikel mit Barcode einsetzt, sollte genügend Handscanner inklusive Bedienungsanleitung und geladenen Ersatz-Akkus parat haben. Falls Gegenstände gemessen oder gewogen werden müssen, sind Maßbänder, Meterstäbe und Waagen erforderlich. Falls Kartons geöffnet werden müssen, sollten Cuttermesser bereit liegen.

• Führen Sie Stichprobenkontrollen durch. Ein Teilabschnitt ist fertig ausgezählt? Führen Sie eine Stichprobenkontrollen durch. Passt das Ergebnis nicht? Führen Sie direkt eine Nachzählung durch.

• Halten Sie die Laune hoch.Damit ihre Mitarbeiter trotz der eintönigen Zählung motiviert und konzentriert bleiben, sorgen Sie für kostenlose Getränke und Essen.

• Werten Sie die Inventur aus. Fassen Sie die Aufzeichnungen direkt zusammen und analysieren Sie Bestandsabweichungen unmittelbar vor Ort. Inventurdifferenzen? Führen Sie direkt eine Nachzählung durch. Fehlt dann immer noch etwas im Soll-Bestand, muss es ausgebucht werden. Nur der reale Bestand ist für die Bilanz relevant.

Wie müssen Inventurlisten ausgefüllt werden?

Inventurlisten unterliegen formellen Anforderungen. Jede Inventurliste wird mit den Namen des Zählers, Schreibers und Kontrolleurs sowie mit dem Datum der Durchführung versehen. Idealerweise übernimmt der Abschlussprüfer oder Steuerberater die Funktion des Kontrolleurs. Zähler, Schreiber und Kontrolleur bestätigen mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben. Die Liste umfasst in der Regel die Spalten „Artikel“, „Stück“ und gegebenenfalls „Maße“ oder „Gewicht“, jeweils mit Angabe der Messeinheit.

Wichtig: Füllen Sie Belege korrekt aus. Quittieren Sie Belege und nummerieren Sie diese durch. Halten Sie die Aufbewahrungsfrist ein: Unterlagen für die Bilanz, dazu gehören auch Inventurlisten, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Unser Extra-Tipp für die Inventur: Setzen Sie auf externe Aushilfen

Mit diesem Inventur-Tipp erzielen Sie noch bessere Ergebnisse: Heuern Sie externe Aushilfen an. Zwar kosten Externe extra, kennen sich im Betrieb nicht aus und müssen angelernt werden. Dafür sind sie weder betriebsblind noch befangen und machen genau das, wofür sie engagiert wurden: Genau zählen. Durch das zusätzliche Personal geht die Inventur zudem schneller.

Typische Fehler bei der Inventur

Mit unseren Tipps zur Vorbereitung und Durchführung einer Inventur haben Sie das Rüstzeug für eine gelungene Bestandsaufnahme an der Hand. Dennoch läuft selten alles glatt. Diese Fehler sorgen für Differenzen und mangelhafte Ergebnisse bei der Inventur:

Fehler vor der Inventur:

• schlechte Vorbereitung
• falsche Etikettierung
• Ware befindet sich nicht an der richtigen Stelle im Lager (Tipp: Lesen Sie hierfür auch unseren Artikel: „Wie richte ich ein Lager sinnvoll ein?“)
• Fehler in der systemischen Bestandsführung (z.B. Warenbruch, Wardrobing)

Verdorbene Lebensmittel, Motten in Kleidungsstücken, Holzwurm in Möbeln oder kaputte Gebrauchsware auf Grund von unsachgemäßer Lagerung – all diese Waren können nicht mehr verkauft werden. Dieser „Warenbruch“ muss sofort dokumentiert werden, sonst führt er zu Inventurdifferenzen. Gleiches gilt für das sogenannte „Wardrobing“.

Beim Wardrobing missbraucht der Kunde – hauptsächlich beim Online- und Versandhandel – sein Rückgaberecht. Er bestellt beispielsweise ein teures Kleid, dass er nur kurz zu einem bestimmten Anlass trägt, und schickt es danach wieder zurück. Der Händler darf die getragene Ware nicht noch einmal als neu verkaufen, sondern muss den Artikel vollständig abschreiben.

Klare Regeln sind für die Inventur maßgeblich: Werden Flaschen einzeln oder kartonweise gezählt? ©ClaudeMic/istock

Fehler bei Durchführung der Inventur:

• Mitarbeiter haben sich verzählt
• unklare Mengeneinheiten (z.B. wurden Getränkekisten anstatt einzelner Flaschen gezählt)
• technische Probleme mit dem MDE-Gerät oder Anwenderfehler

Verzählt sich ein Mitarbeiter, können Sie nicht viel machen, außer ihn bei auffällig schlechten Zählergebnissen spätestens bei der nächsten Inventur nach Hause zu schicken. Stichprobenkontrollen machen das Problem schnell offenkundig.

Zählt ein Team Getränke kistenweise, während das andere Team jede Flasche notiert, lässt dieses Missverständnis, das zu Inventurdifferenzen führt, auf eine lückenhafte Kommunikation bei der Einweisung schließen. Gleiches gilt für Anwenderfehler mit dem Handscanner, während technische Probleme durch ausreichend Ersatzgeräte ausgemerzt werden können.

Den meisten Fehlern im Rahmen einer Inventur können Sie durch eine gründliche Vorbereitung und klare Kommunikation vorbeugen. Dennoch haben wir einen Extra-Tipps parat, um ein noch genaueres Ergebnis in einer noch schnelleren Inventur zu erzielen.

Gut gewappnet für die nächste Inventur!

Nun sollten Sie bereit für Ihre nächste Inventur sein. Behalten Sie im Hinterkopf, dass eine gründliche Vorbereitung entscheidend für eine zufriedenstellende Inventur ist. Denken Sie dabei auch an die Kleinigkeiten, die gerne vergessen werden. Haben Sie zum Beispiel genügend Etiketten und Cuttermesser? Sind Sie auf eine Inventur vorbereitet, bei der die Mitarbeiter Schutzmasken benötigen und zwei Meter Abstand voneinander halten sollen? Falls nicht, helfen wir gerne weiter – auch mit Desinfektionsmitteln und Bodenmarkierungen.

In unserem Magazin finden Sie außerdem weitere hilfreiche Tipps und Tricks rund um die Themen Lagern und Verpacken.

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Zuletzt aktualisiert am 20. März 2024 von Melanie Ringsdorf